Vuoi gestire il tuo B&B in meno tempo? Ecco come riuscirci

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Per molti, un Bed & Breakfast (B&B) è una scelta di vita che in più promette grandi soddisfazioni lavorative. L’idea è allettante: puoi guadagnare somme interessanti affittando camere e sbrigando faccende domestiche, come pulire, rifare letti e preparare colazioni, il tutto mentre incontri persone interessanti provenienti da tutto il mondo direttamente a casa tua. C’è anche una ciliegina sulla torta… potrai dire addio al tragitto casa-lavoro!

Ma nel meraviglioso mondo dei B&B non è tutto rose e fiori. I B&B richiedono un grande investimento di denaro, impegno e, aspetto spesso trascurato, tempo.

Dal punto di vista della gestione, un B&B non è molto diverso da una qualsiasi altra struttura ricettiva. Devi curare tutti gli aspetti amministrativi e operativi, oltre a creare un piano finanziario e occuparti di branding, marketing, vendite, servizio ai clienti e così via. Dovrai anche aspettare con pazienza e tenacia che il tuo B&B diventi redditizio, affrontando gli inevitabili periodi di scarse richieste in bassa stagione.

Ecco perché secondo molti esperti proprietari di B&B gestire con successo un B&B significa lavorare tutti i giorni 24 ore su 24. Ma allora, come puoi amministrare al meglio il tuo tempo e assicurare il successo della tua attività?

Ecco qualche consiglio su come ottimizzare il tempo per aprire e/o gestire il tuo B&B con maggiore facilità:

Non tuffarti nel vuoto: prima informati

Come qualsiasi altra struttura ricettiva, i B&B richiedono un’adeguata pianificazione e una gestione consapevole. Se pensi che per iniziare basti attrezzare qualche stanza e preparare una colazione perfetta, sei decisamente fuori strada! Aprire un B&B può essere una scelta fantastica, ma è importante avere ben chiari alcuni aspetti per capire se si tratta di una carriera, e di una scelta di vita, adatta a te.

Prima di aprire o rinnovare un B&B, devi prendere in considerazione molti fattori: gli interni e gli arredi, le attrezzature e le materie prime per la cucina, i servizi di pagamento, i rilevatori di fumo e gli allarmi antincendio, i fornitori, lo staff, il sito web e tanto altro ancora a seconda della posizione e delle dimensioni della struttura e dei tuoi obiettivi. Per non parlare della stima delle spese legate a tutti questi aspetti,

perché se riesci a farti subito un’idea chiara di cosa ti aspetta, eviterai un enorme spreco di tempo e denaro in un secondo momento. Per cominciare, cerca di capire che tipo di persone visitano la destinazione, le loro preferenze e la loro personalità. Se possibile, parla con altri gestori di B&B nella tua zona e in altre località, per conoscere il loro punto di vista e la loro esperienza diretta nel settore. Ultimo ma non meno importante, fissa un budget. Se decidi di aprire un nuovo B&B o di rinnovarne uno esistente, devi calcolare con precisione i costi che devi sostenere per le camere a notte: questa sarà la base per stabilire le tariffe per gli ospiti.

Approfitta della tecnologia

L’epoca in cui la parte amministrativa si gestiva con carta e penna è passata da un pezzo ormai! Tutti i proprietari di B&B più esperti confermano che oggi le tecnologie sono la chiave per il successo dei B&B. Gli strumenti tecnologici sono inevitabili dato che gli ospiti li usano già per trovare il tuo B&B sul web, prenotare le camere e per tantissimi altri scopi. Ma possono anche darti una grossa mano dove serve di più: dall’ottimizzare il tuo sistema di prenotazioni, all’evitare l’overbooking fino all’analizzare i dati qualitativi sugli ospiti. Così potrai dedicare il tempo risparmiato per queste operazioni a ciò che conta davvero, i tuoi ospiti!

Non importa se il tuo B&B è grande o piccolo, ci sono soluzioni adatte a ogni dimensione e a ogni budget. Ecco alcuni strumenti tecnologici e digitali che potrebbero aiutarti a migliorare la gestione del tuo B&B:

Sito web & booking engine:

Il tuo sito web deve essere intuitivo e accattivante, è questa la tua priorità numero uno. Il motivo? Beh, è qui che i potenziali ospiti possono dare un’occhiata alla tua struttura e scoprire i servizi e le offerte. Insomma, è la tua occasione per fare colpo!

Se vuoi che il tuo sito appaia tra i risultati delle ricerche dei principali motori devi ottimizzare costantemente i tuoi contenuti e la tua strategia SEO. Il passo successivo è integrare un booking engine nel sito web per facilitare le prenotazioni dirette rendendole semplici e rapide.

Email marketing e social media:

Nell’attuale mondo digitale, i proprietari di B&B non possono fare a meno degli strumenti pubblicitari offerti da Internet che in molti casi non richiedono alcun investimento finanziario né molto tempo di gestione. Assicurati di avere una buona presenza sui social media attraverso canali come Facebook, Twitter, e Instagram. Qui puoi condividere splendide foto della tua struttura e della località in cui si trova, oppure immagini dei tuoi ospiti mentre si rilassano o si divertono nel tuo B&B.

Grazie ai social media puoi anche aumentare il coinvolgimento degli utenti, per esempio organizzando dei concorsi con in palio sconti sulle prossime prenotazioni. L’email marketing è un’altra attività fondamentale che ti consente di fidelizzare i clienti inviando aggiornamenti e offerte speciali agli ospiti che hanno già soggiornato nel tuo B&B.

Metasearch

Per assicurarsi una visibilità maggiore e un pubblico più ampio, chi gestisce B&B di successo consiglia sempre di iscriversi ai motori di metasearch. Infatti fanno risparmiare molto tempo a chi vuole pubblicizzare il proprio B&B per raggiungere ospiti potenziali, contribuendo così ad aumentare le prenotazioni.

Secondo uno studio sugli albergatori indipendenti condotto da Phocuswright(1), “il metasearch è considerato uno strumento molto utile da parte dei fornitori di servizi ricettivi tradizionali, come hotel e B&B, per la sua capacità di incrementare la visibilità e generare prenotazioni per le strutture”. Dallo studio emerge che quasi il 60% dei B&B ha un’opinione positiva del metasearch come canale di marketing e distribuzione.

 

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PMS

Quando la tua attività sarà davvero avviata, c’è un altro strumento che non dovresti trascurare. Si tratta dei sistemi PMS (Property Management System) a cui i grandi B&B e hotel si affidano per gestire al meglio la propria attività. Si tratta di piattaforme che permettono di organizzare in modo semplice e centralizzato tutte le operazioni quotidiane.

Questi sistemi ti saranno d’aiuto per le prenotazioni, l’assegnazione delle camere, le procedure di check-in e check-out, la gestione dei prezzi delle camere, le operazioni di pulizia, il revenue management, il servizio ristorante e molto altro ancora. Il risultato? Potrai ottimizzare le attività di front-office e gli altri servizi in loco per regalare agli ospiti un’esperienza indimenticabile.

Semplifica le operazioni di pulizia

Si sa che gli elementi chiave per avere ospiti soddisfatti sono i servizi, la praticità e un’atmosfera all’insegna del comfort e dell’ordine. Ma questo non è tutto ed è proprio qui che si corre il rischio di sottovalutare le vere sfide legate alla gestione di un B&B.

Le stanze devono essere pulite ogni giorno: devi rifare i letti, svuotare i cestini, lavare posate e piatti sporchi, controllare che ci siano caffè e tè in abbondanza, cambiare gli asciugamani, pulire i bagni e fare in modo che tutto sia splendente. Inoltre, devi risolvere gli eventuali problemi degli ospiti, preparare le colazioni, andare al supermercato e occuparti regolarmente delle piccole manutenzioni.

Le cose da fare sono tantissime, ma grazie a degli appositi elenchi puoi garantire che le stanze siano sempre al top e avere la certezza di non aver trascurato nessun aspetto della pulizia e della manutenzione, soprattutto se il tuo è un piccolo B&B in cui sei tu a occuparti di tutto. Ma anche se hai del personale dedicato per le varie mansioni, questi elenchi ti aiuteranno ad avere il controllo su ciò che viene e non viene fatto, senza dover gestire tutto nei minimi particolari e sprecare tempo in inutili riunioni con il personale.

Stabilisci direttive e regole della casa

Nei B&B spesso si trascura l’importanza di avere un vero e proprio sistema organizzato per la gestione interna. Se stabilisci delle direttive chiare per il personale e alcune regole della casa per gli ospiti, puoi prevenire possibili discussioni e la conseguente perdita di tempo per risolverle. Grazie a poche semplici indicazioni, anche per gli ospiti sarà più facile trascorrere un soggiorno confortevole.

Per quanto riguarda il personale, la prima cosa da fare è assicurare che tutti comprendano il proprio valore per il tuo B&B. Con questa consapevolezza, tratteranno gli ospiti in modo amichevole e allo stesso tempo professionale, e svolgeranno le proprie attività quotidiane con passione. Prepara un elenco dei compiti in modo che tutti abbiano ben chiaro cosa ti aspetti da loro e imparino a eseguirli anche senza la tua supervisione costante. Questo elenco sarà anche uno strumento utile per promuovere nei tuoi collaboratori la sicurezza nelle proprie capacità e una certa autonomia. In ogni caso, tutti in genere lavorano meglio se c’è una buona organizzazione. Le linee guida per il personale dovrebbero comprendere tutti i compiti da portare a termine quotidianamente, oltre a direttive essenziali per garantire la massima professionalità, con orari di lavoro ben definiti, regole che impediscano di socializzare con gli ospiti a fine turno, indicazioni per un abbigliamento sempre appropriato e così via.

Oltre alle direttive per il personale, è importante avere delle regole per gli ospiti. Un “galateo” del B&B assicurerà che nessuno degli ospiti disturbi gli altri viaggiatori, il personale, i vicini e, soprattutto, te. Puoi pubblicare queste regole sul tuo sito web inserendo il link nell’email di conferma della prenotazione, e lasciando una copia cartacea in ogni camera. Tra le linee guida standard per gli ospiti potresti includere la richiesta di informare tempestivamente il personale in caso di modifiche improvvise all’orario del check-in o del check-out, non fare rumore eccessivo, non fumare al di fuori delle aree designate (se disponibili) e mantenere in ordine gli spazi comuni, i bagni e la cucina a uso di tutti.

Stai già vivendo il tuo sogno di gestire un B&B o stai pensando di farlo? Se la risposta è sì, facci sapere la tua opinione su questi consigli nei commenti.


  1. https://www.phocuswright.com/Free-Travel-Research/Independent-Lodging-Properties-and-the-Online-Marketplace

Foto: Milly Eaton da Pexels

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